Back Administrative Assistant - Jacmel

Plan International est une organisation internationale humanitaire et de développement qui fait avancer les droits des enfants et l’égalité pour les filles.

Nous croyons en la puissance et le potentiel de chaque enfant. Mais ceci est souvent supprimé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées. En travaillant ensemble avec les enfants, les jeunes, nos supporters et partenaires, nous nous efforçons pour un monde juste, luttant contre les causes profondes des défis auxquels sont confrontés les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous construisons des partenariats pour les enfants depuis 80 ans et sommes actifs dans plus de 70 pays incluant Haïti, ce depuis plus de 43 ans.

Plan International Haïti est à la recherche des candidats (es) qualifiés (es) pour le poste de Administrative Assistant selon les spécifications ci-dessous :

RAISON D’ETRE DU POSTE

• Assister le PU dans la coordination des activités et la gestion globale administrative. C’est une responsabilité essentiellement technique avec une certaine responsabilité de supervision, un haut niveau de coordination et une grande capacité de travailler en équipe avec un minimum de supervision.
• Assister le staff de l’Administration dans la bonne gestion administrative du bureau.

  dimensions du poste

  L’Administrative Assistant supervise les cleaners et ménagères.

  RESPONSABILITES

  1. Responsabilités typiques
     • Assurer l’accueil au niveau du bureau ;
     • Recevoir et acheminer des documents, classer les dossiers ;
     • Préparer des correspondances en français ;
     • Etre responsable de la petite caisse ;
     • Gérer la cafétéria de concert avec l’Administrative Coordinator ;
     • Superviser les Cleaners-Messenger et veiller à la propreté du bureau ;
     • Traiter et assurer le suivi des dossiers des employés auprès du département RH (fiches de paie, contrats, calcul des heures supplémentaires, rapport de la cafétéria, gestion des demandes de lettre des employés, suivi des dossiers d’assurance des employés etc.) ;
     • Coordonner l’accueil et la prise en charge des employés ou visiteurs (transport, hébergement et repas) ;
     • Coordonner les réunions et séances de travail et prendre les minutes comme appropriées.
     • Gérer les demandes Internes et externes ;
     • Assurer le suivi des requêtes de paiement auprès de la comptabilité et assurer la livraison des chèques aux fournisseurs. ;
     • Préparer et faire le suivi général des demandes de services, de matériels et fournitures de bureau ;
     • Effectuer des paiements mensuels pour les différents fournisseurs (Compagnies de sécurité, téléphone, électricité, eau, cabinet d’avocat etc.) ;
     • Assister le staff de l’Administration dans les divers travaux de secrétariat ou toutes autres tâches relevant de la gestion administrative.
       1. Responsabilités par rapport à la protection des enfants
          • S’assurer que les contrats et protocoles ou MoU avec des consultants, des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence.
          • Faciliter la compréhension de faire un relevé des partenaires clés et d’organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants.
          • Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants tout en se basant sur une évaluation post-contrat, en collaboration avec le Child Protection Advisor.
          • Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel, avec le support du Child Protection Advisor, pour son staff afin que ces derniers puissent être plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants.
          • Signaler à l’équipe/comité ou à la personne responsable de gérer les plaintes toute allégation, faits avérés ou inquiétude relevant de la mise en œuvre de la Politique de Protection de l’Enfant.
          • S’assurer de monter des comportements dignes des valeurs de Plan International en matière de sauvegarde des enfants 7/7 et 24/24.
          • Faciliter les suivis de contrôle d’audit en matière de sauvegarde en mettant le staff sous sa supervision à la disposition de points focaux internes et externes pour compléter les processus y relatifs.
          • S’assurer que chacun-e de ses employé-e-s comprenne la nécessité de considérer les 18-24 ans parmi les catégories d’individus avec qui ils/elles ne peuvent entretenir des relations d’ordre amoureux et autres violant les normes minimales de la Politique de sauvegarde.
          • Appuyer dans la mesure du possible les actions visant la participation des communautés (familles, enfants parrainés ou non impliqués dans nos activités) dans le cadre des processus de révision ou de mise en place de politique de sauvegarde des enfants et des jeunes.

          • Responsabilités par rapport au genre
          • Faire en sorte qu’une liste de fournisseurs féminins soit disponible (Procurement) ;