S'assurer de l'adhérence aux politiques, manuels et directives de NRC.
Mettre en œuvre les tâches administratives qui lui sont déléguées en accord avec le plan d'action et le RACI de NRC.
Rédiger les rapports de mise à jour sur les activités Administratives.
S'assurer de l'archivage correct des documents (archivage physique et sur office 365)
Encourager à être une force de proposition pour favoriser l'amélioration de la fonction Administrative.
Donner un appui en gestion de Ressources Humaines en fonction des sollicitations
Faciliter l’accès des services étatiques dans le cadre des activités de NRC
Contribuer à la bonne gestion du service administratif.
Collecter et consolider les rapports administratifs pour la mission
Appuyer régulièrement les bureaux du terrain dans le domaine des activités de l’administration
Responsabilités spécifiques :
Assurer la mise à jour de tous les bases de données « Admin Tracker » par rapport aux : contrats de bail, visas, liste de contact, Prestataires, communication, liste de présence, etc ;
Assurer la traduction des documents officiels après des services habilités si nécessaire ;
Assurer la gestion des contrats de bail, visas, liste de contact, Prestataires ; communication etc, dans les délais requis sous la supervision du supérieur hiérarchique ;
Archiver sur le Filling Tree (Office 365) dans le dossier Admin, les correspondances importance et tout document important pour le classement ;
Assurer une bonne gestion des correspondances arrivées, des courriers, dispatching dans les départements et envoie des correspondance à l’extérieur à travers un bon système de traçabilité des courriers ;
Assurer la gestion du stock des fournitures de bureau à travers le fichier de gestion de stock dont le suivi des alertes est bien exécuté ;
Faire les demandes d’achats des fournitures de bureaux, des achats de la guest house et des maisons (CD, HoP) et tout autre demande d’achat relevant de l’Administration ;
Gérer tous les aspects de planification d'événements, des ateliers, séminaires, formations, team building (y inclus les pauses café, déjeuners et diners) ;
Assurer les réservations de vols (UNHAS) et et suivre le paiement des frais de voyages y afférents ;
Superviser la gestion administrative du personnel international et des visiteurs/formalités de visa / permis de travail, déclarations mensuelles, suivi de la situation de leur séjour au Burkina Faso. Pour ce faire garder un tableau récapitulatif sur les dates d’expirations de tous les documents requis (visa, permis de conduire, etc.) ;
S’occuper de la propreté du bureaux ainsi que la maintenance effective des installations (bureau et guest house) et de leur approvisionnement correct en produits de bases en relation avec la logistique et le département ;
Faire des propositions pour l’amélioration de la propreté du bureau ;
Travailler en étroite collaboration avec les départements de la logistique, de la finance et des programmes ;.
Effectuer toutes autres tâches assignées par son supérieur hiérarchique.
Expérience professionnelle comme chargé dans une fonction support dans un contexte humanitaire ou dans une ONG internationale ;
Expérience en qualité de responsable moyens généraux dans une entreprise ou organisation internationale ;
Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables ;
Résultats avérés sur les responsabilités du poste ;
Au minimum 3 années d’expérience à un poste similaire ;
L’anglais est un atout ;
Bonne maitrise des logiciels MS Office, et tout autre logiciel de gestion serait un atout ;
Bonne maitrise de la législation du travail en vigueur, du code général des impôts. The Norwegian Refugee Council (NRC) is an independent humanitarian organisation helping people forced to flee. We work in crises across more than 31 countries, providing emergencies and long-term assistance to millions of people every year. We stand up for people forced to flee, advocating their rights. NORCAP, our global provider of expertise, helps improve international and local ability to prevent, prepare for, respond to and recover from crises. NRC also runs the Internal Displacement Monitoring Centre in Geneva, a global leader in reporting on and advocating for people displaced within their own country. Employment with NRC may lead to employment in or deployment to Regions, Countries, Areas or Offices that may be host to considerable health, safety and security risks. NRC takes this very seriously and we have procedures in place to reduce known risks, but will never be able to take away all risks. NRC is an equal opportunities employer and aims to have staffing diversity in terms of age, gender, ethnicity, nationality and physical ability.