Job Description: English
FHI 360 is a nonprofit human development organization dedicated to improving lives in sustainable ways by promoting integrated, local solutions. Our team includes experts in health, nutrition, environment, economics, civil society, gender, youth and technology - creating a unique blend of skills to address the interrelated challenges of human development. FHI 360 serves more than 60 countries and every state and territory in the United States. We are currently seeking qualified candidates for the position of Administration and Finance Manager for the next USAID-funded Basic Education Quality Advancement Activity. This position will be based in San Salvador, El Salvador and is contingent upon award.
Project Description:
The anticipated project will seek to reduce irregular migration by increasing access to safe, inclusive, quality education and better preparing Salvadoran children and youth to be economically productive citizens. Activities will increase student retention and reduce dropout at critical turning points by expanding safe school environments, increasing community support for education, and strengthening institutional capacity to provide educational services, including psychosocial support and flexible educational modalities. In addition, the project will work to develop the capacity of the Salvadoran higher education sector and better connect the higher and basic education sectors to promote sustainable educational development. In addition, the project will build the capacity of subrecipients to respond directly to the development issues prioritized by the USAID Mission in El Salvador.
Job Responsibilities:
The Administration and Finance Manager will report to the Project Manager/COP. As responsibilities he/she will have to:
- Manage the day-to-day administration, accounting and finance function for the project, including supervision of a Finance Officer, Grants Officer and Procurement and HR Officer.
- Review and analyze monthly financial reports, including production lines, budget vs. actual reports, forecasts and accruals, in coordination with the head office.
- Maintain FHI 360 accounting systems up to date, providing technical support and resolving system related issues.
- Ensure financial reports are submitted accurately and on time.
- Ensure compliance with USAID, FHI 360 and host country policies and procedures.
- Ensure proper segregation of duties between different financial tasks and functions.
- Design and review procedures to comply with and maintain the organization's tax exempt status.
- Collect and present financial data for annual budget planning, reporting and analysis.
- Respond to internal and external audit requests.
- Develop capacity and train staff and partners on financial policies and procedures, GAAP practices, and U.S. Government rules and regulations.
- Participate in the most critical and confidential aspects of financial analysis.
- With COP oversight, manage and guide the day-to-day activities of the project, with emphasis on subcontract management, facilities and general administrative operations of the program.
- Ensure that all operations, administrative and contractual activities and expenditures are consistent with the project work plan and budget and with FHI 360 and USAID rules and regulations.
- Ensure compliance with local labor laws and established procedures.
- Develop and ensure compliance with safety protocols.
- Oversee administrative activities related to fiscal management, human resources, logistics and other administrative activities.
- Oversee grants management.
- Perform other duties as assigned.
Qualifications:
- Bachelor's degree or international equivalent in accounting, finance, public administration, business administration or related field.
- A minimum of 5 years of experience working with international organizations managing programs of similar complexity.
- Advanced knowledge of donor rules and regulations, such as the U.S. government, including USAID.
- Experience using accounting software.
- Strong demonstrated management, interpersonal, communication and facilitation skills, as well as the ability to work closely in teams and network with a wide range of stakeholders.
- Excellent oral and written communication skills in English and Spanish.
Gerente de Administración y Finanzas
FHI 360 es una organización de desarrollo humano sin ánimo de lucro dedicada a mejorar las vidas de forma sostenible mediante la promoción de soluciones locales integradas. Nuestro equipo incluye expertos en salud, nutrición, medio ambiente, economía, sociedad civil, género, juventud y tecnología, creando una combinación única de habilidades para abordar los desafíos interrelacionados del desarrollo humano. FHI 360 atiende a más de 60 países y a todos los estados y territorios de Estados Unidos. Actualmente buscamos candidatos cualificados para el puesto de Gerente de Administración y Finanzas para la próxima Actividad de Fomento de la Calidad de la Educación Básica financiada por USAID. Este puesto estará basado en San Salvador, El Salvador, y depende de la adjudicación.
Descripción del Proyecto:
El proyecto previsto tratará de reducir la migración irregular aumentando el acceso a una educación segura, inclusiva y de calidad y preparando mejor a los niños y jóvenes salvadoreños para que sean ciudadanos económicamente productivos. Las actividades aumentarán la permanencia de los estudiantes y reducirán la deserción escolar en los puntos de inflexión críticos, ampliando los entornos escolares seguros, aumentando el apoyo de la comunidad a la educación y fortaleciendo la capacidad institucional para proporcionar servicios educativos, incluido el apoyo psicosocial y las modalidades educativas flexibles. Además, el proyecto trabajará para desarrollar la capacidad del sector de la educación superior salvadoreña y conectar mejor los sectores de la educación superior y básica para promover un desarrollo educativo sostenible. Además, el proyecto fomentará la capacidad de los subreceptores para responder directamente a los problemas de desarrollo priorizados por la Misión de USAID en El Salvador.
Responsabilidades Laborales:
El/la Gerente de Administración y Finanzas dependerá del Director de Proyecto/COP. Como responsabilidades tendrá que:
- Gestionar la función diaria de administración, contabilidad y finanzas del proyecto, incluyendo la supervisión de un Oficial de Finanzas, un Oficial de Subvenciones y un Oficial de Adquisiciones y RRHH.
- Revisar y analizar los informes financieros mensuales, incluidas las líneas de producción, los informes de presupuesto frente a los reales, las previsiones y los devengos, en coordinación con la oficina central.
- Mantener actualizados los sistemas de contabilidad de FHI 360, proporcionando apoyo técnico y resolviendo problemas relacionados con el sistema.
- Garantizar que los informes financieros se presenten con precisión y a tiempo.
- Garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de USAID, FHI 360 y del país anfitrión.
- Garantizar la adecuada separación de funciones entre las diferentes tareas y funciones financieras.
- Diseñar y revisar los procedimientos para cumplir y mantener el estatus de exención fiscal de la organización.
- Recopilar y presentar los datos financieros para la planificación, los informes y el análisis del presupuesto anual.
- Responder a las solicitudes de auditoría interna y externa.
- Desarrollar la capacidad y formar al personal y a los socios en materia de políticas y procedimientos financieros, prácticas GAAP y normas y reglamentos del Gobierno de los Estados Unidos.
- Participar en los aspectos más críticos y confidenciales del análisis financiero.
- Con la supervisión de la CP, gestionar y guiar las actividades diarias del proyecto, con énfasis en la gestión de subcontratos, instalaciones y operaciones administrativas generales del programa.
- Garantizar que todas las operaciones, las actividades administrativas y contractuales y los gastos sean coherentes con el plan de trabajo y el presupuesto del proyecto y con las normas y reglamentos de FHI 360 y USAID.
- Garantizar el cumplimiento de las leyes laborales locales y los procedimientos establecidos.
- Desarrollar y garantizar el cumplimiento de los protocolos de seguridad.
- Supervisar las actividades administrativas relacionadas con la gestión fiscal, los recursos humanos, la logística y otras actividades administrativas.
- Supervisar la gestión de las subvenciones.
- Realizar otras tareas según se le asigne.
Cualificaciones:
- Licenciatura o equivalente internacional en contabilidad, finanzas, administración pública, administración de empresas o campo relacionado.
- Un mínimo de 5 años de experiencia trabajando con organizaciones internacionales gestionando programas de complejidad similar.
- Conocimiento avanzado de las normas y reglamentos de los donantes, como el gobierno de los Estados Unidos, incluida la USAID.
- Experiencia en el uso de programas informáticos de contabilidad.
- Sólidas habilidades demostradas de gestión, interpersonales, de comunicación y de facilitación, así como la capacidad de trabajar en equipo y en red con una amplia gama de partes interesadas.
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita en inglés y español.
This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.
FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.
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