Back Administrador/a de Proyecto 00097727

  • Added Date: Friday, 12 January 2018
  • Deadline Date: Wednesday, 24 January 2018

            RESPONSABILIDADES

1.     

Organizar, planear, supervisar, controlar y mantener las funciones administrativas y financieras del Proyecto con la finalidad de obtener una operación viable y competitiva.

2.     

Implementar mecanismos administrativos y financieros para asegurar el manejo transparente, imparcial y oportuno de los recursos conforme a los principios establecidos por el PNUD, así como a las políticas y procedimientos aplicables del asociado en la implementación.

3.     

Apoyar con información para la definición de objetivos y en la valoración de las necesidades para la implementación del proyecto.

4.     

Bajo la guía del Área Administrativa del PNUD, llevar el control de los recursos asignados para asegurar que todo lo presupuestado cumpla con los lineamientos establecidos dentro del documento de proyecto

5.     

Predisponer y mantener al día y en orden un archivo físico y electrónico con toda la documentación relativa al proyecto, con particular enfoque en la que pueda ser requerida en caso de Auditorías. Así como dar seguimiento a las Auditorías realizadas al proyecto.

6.     

Tener un control sobre la logística cotidiana que presente el proyecto.

7.     

Estar a cargo/coordinar la elaboración de toda la documentación necesaria para la erogación de anticipos de fondos, así como la comprobación de uso de los mismos, coherentemente con los requerimientos de PNUD.

8.     

Apoyar puntualmente en las actividades sustantivas del proyecto, en particular en el manejo de sus bases de datos.

 

ACTIVIDADES Y RESULTADOS ESPERADOS

Resultados Esperados

Actividades

Control para la implementación de las actividades previstas en el Plan de Trabajo.

·         Elaboración y registro de expedientes

·         Seguimiento y actualización de los expedientes.

·         Elaborar recibos de pago.

·         Dar seguimiento a los pagos

·         Dar soporte a archivo de tareas y asignaciones

·         Supervisión de hoja de firmas autorizadas para trámites financieros

·        Apoyar en la integración de los informes mensuales, trimestrales, anual y de cierre del proyecto.

·                                                         Elaborar y entregar oportunamente las revisiones al presupuesto sobre la base en los planes de trabajo, de contrataciones y de adquisiciones.

·        Informar de manera oportuna los obstáculos enfrentados para el cumplimiento de las actividades, para facilitar su inmediata atención.   

Elaboración de Contratos.

·         Definir y elaborar contratos de los consultores que participan en el programa

·         Definir y elaborar las enmiendas o finiquitos de los consultores que participan en el programa

·         Revisar, dar seguimiento a la firma por parte del PNUD de Convenios de Colaboración y

·         Tener un control de los pagos

Manejo de los recursos asignados.

·         Realizar trámites administrativos

·         Llevar el control de las adquisiciones de compra de insumos y papelería

·         Tener un control de los recursos por cada donante/financiador que lo requiera, según los requisitos acordados con el mismo.

·         Llevar el control de los recursos asignados de una manera imparcial, oportuna y transparente.

·         Realizar las revisiones presupuestales de acuerdo a las necesidades del programa.

·         Realizar conciliaciones de los gastos realizados para determinar a qué cuenta se han cargado y establecer la liquidez del mismo.

·         Realizar conciliaciones a la cuenta bancaria asignada al proyecto.

·         Tramitar ante PNUD las solicitudes de anticipo de fondos y comprobaciones pertinentes.

·         Preparar, elaborar y entregar oportunamente los informes financieros al PNUD, asegurándose de que los gastos están contemplados dentro del Plan Anual de Trabajo y del de Adquisiciones, respetando los conceptos y montos autorizados en el presupuesto debidamente respaldados, documentados, transparentes y que cumplan con las normas y procedimientos vigentes de PNUD.

Predisposición y gestión del archivo documental del proyecto.

·         Organizar y mantener archivos físicos y electrónicos completos y ordenados de la documentación administrativa como solicitudes de pago, recibos de honorarios/facturas, carta de aceptación de pago, entregables del proyecto – en particular (pero no limitadamente a) los documentos requeridos por PNUD.

Soporte a operaciones optimo y oportuno.

·         Tramitar y controlar los suministros necesarios al equipo para el buen funcionamiento del programa.

·                                                              Apoyar en la organización y logística de eventos.

Seguimiento a Auditorias.

·         Coordinar con los auditores asignados los procesos y lineamientos a seguir para proporcionales toda la información requerida.

·         Llevar el proceso y seguimiento de auditorías realizadas al programa

Asistir a las capacitaciones y acreditar las

evaluaciones necesarias para garantizar el

conocimiento y aplicación correcta de la normativa del PNUD.

-           Capacitación acreditada

 

 

 

Competencias esenciales

Nivel Requerido

A: Alto    B: Medio   C: Bajo

Orientación al desempeño

A

Orientación al cliente

A

Orientación al cambio

A

Liderazgo

A

Efectividad Organizacional

A

Habilidad Estratégica

A

Otras competencias necesarias para desempeñar el puesto

Ético, Honesto, Responsable, Imparcial, Comprometido, Iniciativa, Criterio para la toma de decisiones, Preciso, Concentración.

 

 

Escolaridad: Licenciatura en áreas económico administrativas

Experiencia: Al menos 3 años

CONOCIMIENTOS ESPECIALES Y CAPACITACIÓN

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS

Amplia experiencia previa en labores de administración de recursos. Entendimiento de los temas de políticas públicas y cooperación internacional para el desarrollo

HABILIDADES REQUERIDAS

Excelentes capacidades de redacción, facilidad de comunicación, manejo de archivos y documentación, capacidad de organización, buenas relaciones interpersonales, velocidad en el trabajo y ser proactivo/a, así como habilidad numérica, financiera, contable y administrativa

MANEJO DE PC Y PAQUETERÍA

Office 2000 (Word, Excel, Power Point) y Access deseable

IDIOMAS REQUERIDOS:

Inglés Avanzado

OTROS:

     

 

Tipo de decisiones que se tomarán en forma rutinaria:

·         Relacionadas con el manejo y flujo de recursos económicos y materiales

·         Información presentada a las Instituciones asociadas al proyecto.

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