Back 09. Assistant(e) aux ressources humaines - G5, Antananarivo

Grade: G5

Date de publication: 31/03/2021

Date de clôture (minuit, heure locale d'Antananarivo): 07/04/2021

No. du poste: RB/ANTANANARIVO/GS/2021/09

Job ID: 5868

Département: BR-Afrique

Unité: BP-Antananarivo

Lieu d'affectation: Antananarivo

Type de contrat: Durée déterminée

Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux ressortissants de Madagascar.

Peuvent participer:

• Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
• Candidats/tes externes

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.

Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein du Bureau de pays (BP) de l'OIT à Antananarivo.

Mission principale

En tant que membre de l'équipe, le(la) titulaire fournit un ensemble de services d'appui spécialisés dans le domaine des ressources humaines en lien avec l'emploi et l'administration du personnel et des responsables hiérarchiques. Le(la) titulaire travaille de manière pleinement opérationnelle et dans un souci d'efficience, d'efficacité et de service à la clientèle. Le(la) titulaire exécute des processus spécialisés propres aux ressources humaines en utilisant le progiciel de gestion intégré (PGI) de l'Organisation. Il(elle) veille à l'application correcte des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies en matière de ressources humaines.

Le(la) titulaire travaille sous la supervision du Directeur du Bureau de Pays de l'OIT à Antananarivo. Cette supervision est centrée sur le respect des délais dans l'exécution des processus et sur la qualité des résultats. Le(la) titulaire dispose d'un degré d'autonomie modéré dans son travail. Le travail est passé en revue afin de vérifier l'application correcte des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à fournir un appui et à échanger des informations en ce qui concerne des questions relatives à la prestation de services, l'état d'avancement des activités et l'application correcte des normes établies. Le(la) titulaire travaille régulièrement en liaison avec l'unité chargée des ressources humaines au niveau régional, reçoit des orientations de cette dernière et collabore de manière appropriée avec les représentants du personnel.

Les contacts externes ont lieu principalement avec des homologues des administrations publiques (missions permanentes et autorités compétentes), des institutions des Nations Unies et d'autres organisations internationales et visent à rechercher ou à fournir des informations en vue de résoudre des questions en instance.

Fonctions et responsabilités essentielles

• Exercer un ensemble de fonctions d'appui spécialisées dans le domaine des ressources humaines, notamment en assurant la préparation, le traitement et le suivi d'actions administratives relatives aux ressources humaines dans le(s) domaine(s) de travail assigné(s), en vérifiant que les informations sont conformes aux normes établies et en tenant à jour les dossiers et registres correspondants.
• Recueillir et examiner des informations sur des questions relatives aux ressources humaines et entrer des données complètes dans le progiciel de gestion intégré (PGI). Extraire et compiler des données relatives aux ressources humaines et présenter les informations requises aux fins d'analyse et de production de rapports.
• Fournir un appui concernant l'administration des contrats ainsi que les prestations et indemnités en assurant le suivi des renouvellements de contrats, en examinant et en vérifiant les informations et la documentation, en déterminant et en contrôlant l'admissibilité du personnel aux prestations et indemnités et en préparant la correspondance et les communications officielles s'y rapportant.
• Fournir une assistance au processus de recrutement, notamment en préparant, en diffusant et en publiant des avis de vacance de poste, en procédant à un examen préliminaire des qualifications et de l'admissibilité des candidats, en apportant l'appui et en prenant les dispositions nécessaires à la tenue des entretiens et des tests, en assurant la prise de notes lors d'entretiens passés par des candidats, selon qu'il convient, et en communiquant avec les candidats.
• Organiser des séances d'information et de bilan à l'intention du personnel et contribuer à leur bon déroulement.
• En tant que point focal pour le système de gestion des talents, orienter et former le personnel et les responsables concernés au sujet des nouvelles fonctionnalités et exigences, fournir une assistance de premier niveau, en transmettant les questions plus complexes à l'échelon supérieur, générer des rapports et assurer le suivi selon les besoins.
• Se tenir informé(e) de l'évolution des règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures liées aux ressources humaines ainsi que des faits nouveaux dans ce domaine, échanger des informations avec les parties concernées, en leur fournissant de plus amples précisions selon les besoins.
• Traiter diverses demandes relatives aux ressources humaines émanant du personnel et des responsables concernés, et préparer des réponses formelles nécessitant des explications sur les règles, dispositions réglementaires et procédures. Soumettre les questions plus complexes au supérieur hiérarchique.
• Traiter les documents requis pour les autorisations de séjour, les visas et autres démarches officielles ou administratives et en assurer le suivi auprès des autorités ou des membres du personnel concernés selon les besoins.
• S'acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

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Exigences minimales

section facultative (si nécessaire)

Formation

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.

Expérience

Au moins cinq ans d'expérience de l'appui administratif, notamment dans le domaine de l'administration des ressources humaines. Expérience de l'utilisation d'un progiciel de gestion intégré (PGI).

Langues

Excellente maîtrise du français. Connaissance pratique de l'anglais ou de la langue nationale officielle du lieu d'affectation

Connaissances et compétences

(techniques et comportementales)

Connaissance de l'administration des ressources humaines.

Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l'apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes: Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.

Aptitude à s'adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.

Capacités d'analyse et souci du détail.

Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.

Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres.

Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne en y joignant une lettre de motivation et un CV. Pour ce faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - [email protected] - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.

Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés mais qui n'ont pas été sélectionnés pour cet emploi vacant pourront se voir offrir une affectation sur un autre poste au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi.

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